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Faça o que precisa ser feito priorizando atividades conforme importância e urgência

Entenda o que é e para quê serve a Matriz de Urgência e Importância


Para evitar a sensação de que a pilha de afazeres só cresceu ao longo do dia, organização é essencial. E para conseguir se organizar, é importante entender qual é a melhor maneira de estruturar seu dia.


Podemos definir o que é Matriz de Urgência e Importância como uma forma de categorizar as atividades que precisam ser feitas de acordo com dois critérios básicos: urgência e importância. Segundo a Petrus, primeiro o mais importante, trata-se da priorização daquelas atividades mais alinhadas aos propósitos dos seu cargo ou de seus objetivos pessoais. Podemos gerenciar nosso foco e nos tornar mais assertivos em nossas ações, se soubermos priorizar o que é importante, em detrimento das urgências.


A partir da prática diária de começar com o objetivo em mente, podemos reconhecer com mais facilidade as tarefas importantes, aquelas que devem ser resultados de nossas escolhas conscientes e ações planejadas.


Importante ou urgente: entenda a diferença Para utilizar a matriz da melhor maneira, é preciso entender primeiro a diferença entre as tarefas importantes e as urgentes.


A Urgente-Importante é um jeito fácil de definir como priorizar suas tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes.


A ideia é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Esses 4 quadrantes recebem um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.


Ao usar a Matriz Urgente-Importante, tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem ser o seu foco. Do outro lado da escala, tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” devem ser deixadas de lado até resolver o que é importante. No meio estão as tarefas que podem ser agendadas mais para adiante ou mesmo delegadas para outras pessoas


Na prática

Importantes são aquelas tarefas que podem não exigir atenção imediata, mas ajudam a alcançar as metas a longo prazo, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido ao longo prazo.


Já as urgentes são aquelas que têm curto período para serem executadas, como concluir um projeto com um prazo de última hora ou tratar de um pedido urgente: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).


Às vezes, claro, uma tarefa tem uma natureza dupla: um projeto que precisa ser entregue até certa terça-feira, por exemplo, é importante. E ganha urgência conforme essa terça-feira se aproxima.


Resumidamente, as tarefas consideradas importantes são aquelas que estão diretamente relacionadas ao alcance de determinada meta ou objetivo. Já as tarefas com caráter de urgência estão diretamente ligadas ao prazo estabelecido para sua realização.


Deixe visível

A Urgente-Importante pode ser em uma folha de papel com suas tarefas. Faça uma lista para cada quadrante, o que é urgente e o que é importante, onde você pode jogar tudo que precisa fazer e triar quando estiver pronto, risque e anote diariamente.


Só de bater o olho na sua folha de com a Urgente-Importante já vai te dar um alívio ao perceber que as coisas estão se equilibrando, e fica muito mais fácil tratar com equipe e com seus pares onde e qual ações e ou projetos você está focado.


Só ponha o que está realmente pressionando você na lista “Importante -Urgente”. São tarefas que não podem ser postergadas e às quais você deve dar sua total atenção pessoal. Tarefas que são “Urgentes”, mas não necessariamente “Importantes” são normalmente tarefas que podem ser delegadas para outra pessoa quando necessário.


Lembre-se que definir as prioridades das tarefas pode ter um significado diferente dependendo de cada pessoa. Para você, reservar aquele tempo para acompanhar uma etapa de um projeto pessoalmente pode ser urgente porque se você não fizer isso logo, há riscos de erros na execução. Para outros isso talvez possa ser delegado a um assistente.


Principais benefícios da Matriz de Urgência e Importância

- Priorização de tarefas mais urgentes e importantes para a empresa;

- Melhoria nos índices de produtividade;

- Maior organização e clareza das atividades;

- Resolução de eventuais problemas;

- Maior agilidade na execução de tarefas;

- Tomadas de decisão mais assertivas.


Fluxo contínuo

O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.


Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada lista, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades.


Abaixo, você pode realizar o download da Matriz de Urgência e Importância que foi apresentada ao nosso time pela Petrus, assessoria em Gestão que qualificou colaboradores e gestores do Líder Atacadista em 2021:

Matriz de urgencia e importância (1)
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Mão na massa A Matriz Urgente-Importante. Trata-se de uma grade composta por quatro áreas, que nos permite dividir as tarefas de acordo com a importância e a urgência de cada uma. Basicamente, o que temos de fazer é distribuir todas as nossas atividades ao longo dos quatro quadrantes da matriz, de acordo com os critérios de urgência e importância indicados na figura abaixo:


Para o Quadrante I (crises) irão todas as tarefas que são importantes, mas que por imprevistos, falta de prevenção ou má gestão do tempo, tornaram-se também urgentes. Incluem atividades como projetos atrasados, reuniões de última hora, crises ou mesmo emergências de saúde.


Quando temos a maior parte de nossas ações localizadas nessa área, tendemos a nos sentir estressados e ansiosos, muitas vezes por vivermos apenas administrando problemas e nos movendo de uma crise para outra.


O Quadrante II (metas e Planejamento) será composto pelas tarefas importantes, mas com tempo hábil para serem executadas. Por não terem o aspecto da urgência, é comum que acabem recebendo pouca atenção da maioria das pessoas, mas é o mais valoroso quadrante da matriz. Aqui permanecerão as atividades relacionadas ao planejamento estratégico, desenvolvimento pessoal e profissional, aumento de competências, avaliação de riscos, bem como quaisquer ações concernentes a uma boa qualidade de vida. O tempo gasto nesse quadrante é, em geral, de qualidade. A sensação de controle que as atividades planejadas nos proporcionam ajuda a lidar com a maioria dos problemas antes que eles surjam e a permanecer com foco no que realmente importa.


No Quadrante III (interrupções) serão incluídas tarefas urgentes, mas sem importância. Aqui residem as interrupções que, por vezes, nos levam a perder tanto tempo, como telefonemas que precisamos atender, reuniões sem importância, relatórios desnecessários, pessoas que temos de dar atenção imediata, ou mesmo checagem excessiva de e-mails. Quem tem grande parte de suas atividades nessa área tende a se sentir improdutivo e impotente diante de tantas demandas externas e da falta de controle sobre suas ações.


Por fim, para o Quadrante IV (Distrações) irão as atividades que não possuem urgência e nem importância. São as distrações, representadas por tarefas como trocas de mensagens irrelevantes, mau uso das redes sociais, televisão em excesso, jogos eletrônicos em momentos inadequados ou mesmo pensamentos de autocrítica. Geralmente é um tempo mal gasto, e em muitas ocasiões as ações desse quadrante se devem à procrastinação ou fuga.


O mais importante aqui é fazer um inventário coerente de todas as atividades cotidianas e distribuí-las corretamente na matriz, para que possamos clarificar de que forma utilizamos o tempo e direcionamos nosso foco. Após concluída essa tarefa, devemos simplesmente nos questionar: em qual quadrante concentramos um maior número de atividades e dedicamos mais tempo? Pessoas eficazes e proativas gastam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante, mas se esse não for o nosso caso, cabe uma reflexão sincera.


Se o nosso tempo estiver sendo utilizado predominantemente no Quadrante I, até que ponto nos deixamos ser escravizados pelas crises e como gerenciamos o estresse? Caso nossa vida esteja sendo monopolizada pelas interrupções do Quadrante III, não seria hora de aprender a dizer “não” para os outros? Mas se a maior parte das ações estiver concentrada nas distrações do Quadrante IV, que tal encontrar formas de dizer “não” para si mesmo? O último passo é fazer os ajustes necessários para priorizar as tarefas mais relevantes e se comprometer com as mudanças essenciais à meta.


Leia na íntegra a publicação do Vanderlei Petri, Especialista em Gestão de Pessoas

diretor da Pétrus - Pessoas e Organizações, que explica em detalhes sobre o uso da Matriz Urgente & Importante:

Matriz Urgente Importante
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Referências


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